11 Boas Práticas para tornar as reuniões mais efetivas

No meu último artigo aqui no Portal, falamos um pouco sobre a importância da Comunicação Assíncrona nos dias de hoje. A partir dele, muitos me perguntaram sobre a máxima de “mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”, não pela ótica do meme, mas sim sobre recomendações sobre quando é inevitável que façamos uma reunião. Existe um padrão? Como não sair com a sensação de que perdeu-se um tempo precioso de cada uma das pessoas?

Pois bem, a resposta direta é que SIM, existe uma série de boas práticas, principalmente quando falamos de reuniões remotas, com times espalhados. Abordo a seguir algumas percepções que fui construindo nos últimos anos a partir de diversas experiências boas e ruins.

Para tal, vamos dividir a temática em 3 itens base: o planejamento, a execução e a finalização, como qualquer outra rotina de um projeto.

Práticas para o planejamento da reunião

1. Um convite bem estruturado para a participação das pessoas

Sua agenda está ferrada. É reunião atrás de reunião, e de repente você vê dois convites. Um simplesmente fala em “Alinhamento”. Já o outro fala o nome do cliente, descreve a mesma palavra “Alinhamento” e complementa que é algo pré-kickoff do projeto. Dúvida simples: qual você dará maior atenção?

É de responsabilidade do requisitante da reunião passar o maior número de informações para o público que está sendo convidado. Isso vale para o headline do convite, mas mais importante ainda para o corpo do convite, conforme mostram os 2 exemplos abaixo.

Convite superficial

Convite com o papel de cada pessoa

Dessa forma, o público da reunião já saberá o que se espera deles. E na grande maioria das vezes, o óbvio precisa ser dito, para gerar o compromisso das pessoas para com as definições necessárias.

2. Convide apenas os envolvidos

Por falar em gerar compromisso com as pessoas, chamar apenas os participantes certos é essencial para tornar a reunião um ambiente controlado, efetivo, e sem que gastemos tempo e dinheiro da empresa! É muito comum que os convidados da reunião encaminhem o convite para outras pessoas dos seus próprios times. Até aí tudo bem, DESDE QUE, cada pessoa na reunião tenha um papel muito claro, mesmo que seja para ser ouvinte (e que todos saibam dessa informação).

Já participei de reuniões que haviam 8-10 pessoas no convite, dado a importância da reunião. E no momento da reunião existiam mais de 20 pessoas presentes, pois os líderes foram encaminhando o convite para todos do seu time. Reunião com 20 pessoas é tudo menos uma reunião. Renomeie para workshop ou palestra, dependendo do tipo de interação que será realizado com o público. 🙂

3. Marque com antecedência

Nem sempre isso é viável, pois no universo da Comunicação, existe mais reunião de última hora, do que planejada. Entretanto, não podemos generalizar, pois muitas vezes isso vira uma zona de conforto, já que o mercado “é assim”.

Reuniões previstas em planejamento de projetos, como kick-off, apresentações para clientes, reuniões internas entre equipes, dailys, weeklys, retrospectivas, e etc, podem sim ter seus convites preparados com muita antecedência. Assim, é garantida a atenção e participação de todos necessários, principalmente quando estamos falando dos clientes, que têm suas agendas apertadas. E se perdermos prazos, corremos o risco de atrasar entregas!

Ou seja, não caia na armadilha de que você não tem tempo pra planejar uma reunião. Você perderá muito mais tempo tentando acertar as agendas!

Práticas na condução da reunião

4. Tenha uma pauta, com itens em ordem de prioridade

Toda reunião tem um objetivo. E ele tem que estar claro! Na maioria das vezes no título do convite, mas principalmente na introdução que você fará na reunião, explicando o porquê de todos estarem ali naquele dia, hora e local marcados.

A partir desse objetivo, faça uma lista de itens que precisam ser discutidos em ordem de prioridade. Se possível, envie esses itens em bullet points na agenda para todo mundo. Assim, todos virão preparados para gerar mais respostas do que discussões prévias.

Ah, mas “Ninguém lê os documentos que eu publico, Xico. Ninguém lê os invites antes”. São ótimos pontos, e segura essa que abordaremos esses pontos em um outro artigo em breve 🙂

A ordem de prioridade é importante, pois o tempo é finito. Caso você não consiga passar por todos os pontos com a equipe ou cliente, o mais importante já foi discutido, e a partir dali se decide se existirá uma outra reunião ou outra forma de encaminhamento será dada.

5. Entenda o público da reunião

São os mais variados públicos que podem estar dentro de uma mesma reunião. Ainda mais considerando a expansão do home-office, quando contratamos muitas pessoas em cidades diferentes. São pessoas com outras culturas, outras experiências e até mesmo com o linguajar regional, que algum termo exposto não necessariamente é entendido por todos.

Grande parte desse público se encaixa em 2 grandes personas: o time mais criativo e o time mais lógico. Os famosos Criação e Tecnologia, respectivamente, por exemplo.

Enquanto um está desenhando objetos aleatórios no caderno enquanto escuta a reunião e interage quando necessário em voz alta e convincente; o outro está quieto, respondendo apenas o que lhe é perguntado, mas trazendo pontos essenciais para definições importantes, que ninguém tinha pensado.

Ou seja, estimular uma participação equilibrada com ambos os tipos de perfis se torna um ponto relevante no momento de condução. Principalmente quando estamos falando de treta, que é importante ter a opinião dos envolvidos.

6. Lidere as mãozinhas levantadas

Se por um lado a gente perde bastante por não fazer a reunião presencial no universo remoto, por outro ganhamos com os recursos das ferramentas online – seja ela Teams, Zoom, dentre outras. Elas nos ajudam a organizar o fluxo da reunião. E o recurso está ali para ser usado! Incentive o time a levantar a mão pra falar, e ao mesmo tempo ao restante, que respeite a ordem de pedidos de fala. Esse hábito virará uma prática da empresa como um todo muito em seguida, movimentando a cultura e facilitando o fluxo.

Ah, e o óbvio precisa ser dito: o responsável pela liderança das “mãozinhas” é o anfitrião da reunião, ou seja, você! 🙂

7. Você pode abrir sua câmera?

Que indelicado, Xico! Nem sempre as pessoas estão preparadas para abrirem suas câmeras. Entretanto, como gestor, eu aconselho que sempre exista um olhar no fundo do olho, entre time e gestão, até para garantir que as pessoas estão não apenas de “corpo presente”, mas focadas na discussão. Ou seja, abre a câmera aí, vai? O máximo que pode acontecer é a pessoa não poder, e tudo bem. É importante aqui o feeling do gestor!

8. Interrompa se alguém não estiver prestando atenção

Já participei de inúmeras reuniões que as pessoas essenciais para o encontro estavam digitando e-mails, escrevendo em chats, respondendo no WhatsApp, tudo isso enquanto o assunto rolava, prejudicando o andamento da reunião. Essas mesmas pessoas, ao fim da reunião, faziam perguntas que haviam sido inclusive debatidas, o que já me deixou imensamente chateado, e imagino que você também! 🙂

Ou seja, você, como líder da reunião, precisa ter comando para que tudo saia da maneira planejada, com a pauta respondida, dentro do horário estabelecido.

9. Os seriados, filmes e discussões políticas podem ficar para outro momento

Não somos máquinas e gostamos de falar do cotidiano. Precisamos voltar a ter relações interpessoais dentro do ambiente de trabalho. Entretanto, existe muitas vezes um exagero para além do momento de quebra-gelo inicial, utilizando um tempo precioso da reunião para assuntos externos.

Assim como a interrupção é importante, o foco na missão da reunião é essencial para chegarmos ao fim bem alinhados.

Práticas para o fim da reunião

10. Todos alinhados?

Como já disse mais de 1x nesse artigo, o óbvio precisa ser dito! Se for uma reunião em outra língua então, como o Inglês, esse alinhamento no final é ainda mais importante. Ele acaba sendo a garantia de que todos concordam e estão alinhados com os pontos de saída da reunião.

Pergunte, estimule, indague se todos tiveram a mesma compreensão que você, para não haver problemas na comunicação e nos próximos passos.

11. O registro

Por fim, os registros. Fazer uma ata é chato e massante. Sim, é! Ao mesmo tempo, existem diversas formas para você registrar uma ata para a reunião, seja ele um e-mail, um comentário na ferramenta de Gestão de Projetos, ou um documento formal arquivado na base de dados da empresa. Assim como o óbvio precisa ser dito, o combinado não sai caro! – um festival de jargões por aqui hoje 🙂

E mais uma vez, é responsabilidade do líder do projeto criar essa base de conhecimento, para caso seja necessário voltar aos combinados, tudo estar registrado e a disposição de todos os envolvidos.

E você, como pode fazer pequenos ajustes nos modelos das reuniões para adotar uma postura mais efetiva? Sua equipe e sua empresa agradecem!

Até a próxima! 🙂

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