Sim, elas estão! Elas existem, se não bem cuidadas diariamente pode gerar um descontrole, um verdadeiro caos. E claro, estamos falando das TAREFAS dos projetos!
Abrir uma é tão fácil, né? É sair correndo, preencher meia dúzia de informações e pá… passei o problema pra quem deve resolver. Será mesmo!? Estilo batata-quente, assim…?
E tudo começa no trabalho de um bom briefing, próximo a quem solicita, geralmente o cliente. É uma das atividades mais complexas de um projeto, pois envolve diretamente alinhamento de expectativas, e isso não necessariamente é algo simples. É a negociação sobre o que é esperado versus o que pode ser feito dentro da realidade de tempo, preço e recursos; e claro, sempre com aquela pontinha de se eu não fizer, outra empresa ou alguém vai fazer!
Com o briefing em mãos é sempre a hora de “quebrar” o projeto em atividades, quando for o caso, ou mesmo de encaminhar uma atividade “solta” dentro de um contrato, seja ela de criação de posts, textos, manutenções técnicas, etc. Para isso, algumas boas práticas são extremamente importantes!
(e aqui vamos considerar que você já usa uma boa ferramenta de gestão de projetos ou de tarefas, e que isso não é enviado por e-mail, tá bem?)
1. Se eu não souber nada do projeto, eu entenderei o que tem que ser feito?
Exercício simples, mas importantíssimo! Muitas vezes esquecemos que quem está como “assigned” numa tarefa pode ser alguém novo no projeto, na empresa, ou mesmo as proprias pessoas que já estão acostumadas precisam ter consciência de tudo que é esperado. Onde estão os materiais ou o apontamento do link que tem mais dados da pesquisa XPTO do cliente? Onde está o guidance que precisa ser seguido pra criar o post? E por aí vai! Leia e releia a tarefa antes de enviar pra sua equipe! Isso irá aumentar o engajamento seu como líder com seu time, além de facilitar o entendimento, aumentar a velocidade, e reduzir os erros de comunicação!
2. Cuidado! Você não está escrevendo uma bula de remédio!
Pegue o medicamento mais próximo de você e abra a bula que o acompanha. Em 90% dos casos é uma sopa de letrinhas. Por mais que as farmacêuticas tentem dar um tom de organização da informações, é fundo branco, letra preta, poucas imagens. Possivelmente, você esteja trabalhando em uma empresa de Comunicação, e ser criativo é quase uma exigência! E aqui você pode brilhar! Use negritos pra destacar pontos importantes, divida em parágrafos (veja abaixo) os pontos da tarefa, crie bullet points pra facilitar a explicação. Seduza seu time a ler a tarefa! Só cuidado com aquele carnavalzinho que pode confundir todo mundo! 🙂
3. Storytelling (até pra uma boa tarefa funciona)
Exercite o modelo de historinha…
- Dê o contexto sobre o que se trata a tarefa dentro do projeto;
- Aprofunde sobre o que é esperado que se faça;
- Deixe claro, qual é exatamente o entregável?
- Quem são as pessoas que poderão ajudar a resolver a tarefa? Marque elas. Geralmente nas ferramentas de gestão de projetos isso é possível.
- Prazo! Pra quando?? E se tiver horário, coloque! As pessoas não são obrigadas a ter bola de cristal se a expectativa é até 18h, 19h ou fim do dia, 23:59.
4. Tudo tem um fim!
A entrega já foi revisada e concluída? Feche a tarefa! Ou no caso do uso das swimlanes* no Trello, mova a atividade para “done”! É muito comum as atividades ficarem no local errado, confundindo quem está visualizando a pauta de atividades a serem feitas! E é bem simples, né? A mesma vontade pra abrir uma tarefa deve existir na hora de fechar. 🙂
*swim lane é nome dado as colunas do modelo kanban, que você cria colunas para setar onde está a atividade (em backlog, to-do, doing, done, por exemplo)
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Ufa! Com pequenas boas práticas no momento de delegar o trabalho que será realizado, mesmo que para você mesmo, tudo seguirá em um ritmo mais adequado, evitando os desperdícios de tempo na compreensão do que precisa ser feito. Ah, e aqui se aplica bastante uma das velhas máximas da Comunicação:
A gente não tem tempo pra planejar, mas tem tempo pra refazer.
Separar um tempo na organização das tarefas de um projeto, entendendo se está tudo claro para que o time possa atuar está nas atividades top 5 mais importante de um bom líder!
E aí, bora revisar como está o board de tarefas do seu projeto?
Até a próxima!
