Como o próprio nome do nosso mercado já diz, comunicar faz parte do que fazemos todos os dias, não apenas em campanhas, produtos e/ou serviços criativos. Mas também, a utilização da comunicação como principal ferramenta de trabalho para colocarmos ideias de pé, debatermos planos de ação, ou discutirmos negócios com nossos clientes.
95% do tempo de um Gerente de Projetos é exercitando atividades que envolvem a comunicação. Para tal, é importante que ela seja clara e efetiva, ou seja, que guie, oriente, esclareça, e que todos que são impactados por uma mensagem, um e-mail, uma call, ou mesmo o famoso zap-zap, possam dar os próximos passos dentro do esperado.
Focando nos 95%, é importante entendermos os tipos de comunicação existentes:
- VERBAL: Velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor;
- NÃO-VERBAL: Gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor;
- ESCRITA/GRÁFICA: Uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail;
Regra 7-38-55
Dentro desse tópico, existe um estudo do professor Mehrabian, da década de 60, que fala da “regra 7-38-55”, dando um peso relativo a essas 3 grandes áreas da comunicação, considerando a percepção e reação do receptor:
Ou seja, mais da metade do tempo que nos comunicamos possui uma influência direta pelos movimentos! Corta… 2022, pós pandemia.
Ficamos aproximadamente 2 anos nos comunicando através de ferramentas virtuais, em um ambiente 2D, que se estivéssemos de chinelos e calça de pijama, pouco importava, afinal, o enquadramento nosso de cada dia era todo o nosso universo para quem via de fora. Aprendemos sobre sermos criativos para substituir os ativos da linguagem não-verbal, e, ainda assim, não perdemos a qualidade na comunicação.
- Aprendemos que é importante levantar a mãozinha do Zoom ou do Teams para pedir a palavra;
- Aprendemos que quando um fala, os outros precisam escutar, já que nós brasileiros todos juntos e misturados em uma sala de reuniões temos um modelo mais peculiar de gerar conversa. Todos se atropelam e todos entendem o que está acontecendo (nem sempre!);
- Aprendemos a importância de uma câmera aberta, para ter aquele olho no olho que tínhamos no modelo presencial;
- Aprendemos que o adaptador de vídeo que esquecemos em casa para compartilhar tela, se transformou em perguntas como, “estão vendo minha tela?” Ou, “estão me ouvindo bem?”;
- Aprendemos que é fantástico a possibilidade de colocar alguém no mudo (e isso não parecer mal educado, já que apenas estava vazando som externo do ambiente da pessoa… rsrs);
Ah, mas tem uma coisa que não aprendemos… a velha máxima que já virou camiseta, frase de parachoque de caminhão, comunidade no Orkut 15 anos atrás, dado o tempo que se fala sobre isso:
Não sei você, caro leitor, cara leitora. Mas eu já não aguento mais ficar de fone de ouvidos. Descobri que existem fones de ouvido earbud, intra auricular, supra auricular e circum auricular. Deu tempo de testar todos eles com o objetivo de entender qual meus ouvidos se adaptavam melhor.
AH, e claro, descobri que agora é bacana trabalharmos o setup do nosso ambiente do home office, afinal, temos a nossa identidade, prezamos pelo conforto, e queremos também que todos saibam o quanto isso é bacana e instagramável, pois não basta ter, tem que contar! (aqui um vídeo bacana que mostra como fazer um). Obs.: esse tópico é válido para profissionais sem filhos. Para os demais casos, a vida é muito diferente, ok?
Dito isso, se antes da pandemia já tínhamos nossas agendas lotadas, quase que integralmente, no pós pandemia, isso potencializou ainda mais. Tudo vira uma reunião!
Eu sempre fui um líder que gosta de olhar no olho, que puxa o time para tomar um café, que frequenta a cozinha do escritório pelo simples fato de saber que irei encontrar alguém lá e que vai gerar um papo bacana. Hoje, vivo aprendendo como integrar essas novas agendas dentro da rotina de trabalho, por mais que 1x por semana, estejamos reunindo parte dos líderes da empresa, que moram em Porto Alegre e na grande Porto Alegre, facilitando bastante a comunicação.
Além de todos os aprendizados, já citados acima, um dos principais conhecimentos que mudou a minha forma de me comunicar e dar ritmo ao meu trabalho e a do meu time, foi o contato que tive com a tal Comunicação Assíncrona, depois de uma palestra do Andre Nobre, da Farfetch, no Fórum Ecommerce Brasil de 2021.
O que é a comunicação assíncrona?
A resposta é bem simples! Comunicação assíncrona é aquela que ocorre no melhor momento para cada um dos membros envolvidos na comunicação, e não necessariamente em tempo real! Algo extremamente antigo, quando falamos de um e-mail, de um SMS, de uma mensagem no WhatsApp. Mas ao mesmo tempo, novo, quando dizemos que algumas vezes vamos transformar as reuniões em movimentos assíncronos, que vão além do velho e-mail.
Estima-se que 75% a 90% das nossas comunicações são ainda síncronas, ou seja, são realizadas através de reuniões presenciais, por videoconferências, por chats ou por whiteboarding. Todos juntos e conectados.
E que o restante, de 10% a 25% é realizado no modelo assíncrono, através de um e-mail, mensagem no WhatsApp, e mais raramente em documentações (essa palavra no dicionário da Comunicação é vista pela maioria como burocracia pra ninguém ver e/ou usar.. afff).
“…uma mudança cultural importante no mercado…”
Entretanto, após a pandemia, com o famoso home-office, o grande objetivo é equilibrar um pouco mais a relação entre o trabalho síncrono e o assíncrono. E isso, certamente, passa por uma mudança cultural muito importante nas empresas. Ainda é muito mais intuitivo para alguns a cultura do “vem cá pra um bate papo” do que fazermos registros de pedidos e/ou solicitações, o que facilitaria a sequência da comunicação. Infelizmente, ainda somos guiados pela falta de tempo para organizar fluxos. E aqui temos diversas oportunidades!
Como escolher entre síncrono e assíncrono?
Sem dúvida alguma que o melhor modelo é testar com seu time o que funciona e o que não funciona, ainda que exista um modelo bem claro para fazer a escolha.
A comunicação é temporária, ou seja, tem início e fim determinados? Bora fazer de maneira síncrona, nos encontramos pessoalmente ou numa sala virtual, fazemos uma dinâmica com um virtual whiteboarding (estilo Miro), por exemplo.
A comunicação é durável, ou seja, outras pessoas terão acesso num futuro, seja para cobertura de férias, treinamento de outras pessoas, compartilhamento com outros departamentos? Então bora fazer de maneira assíncrona.
Os exercícios diários da sua equipe, juntamente com seu guia, é que vão garantir que temos o modelo adequado para cada objetivo.
E por que esta escolha é relevante?
O incentivo em trabalharmos utilizando os dois modelos em sinergia, traz uma série de benefícios para todo o time, e com certeza pro líder também.
Cultura da Empresa
Estamos todos ainda aprendendo a atuar no modelo híbrido, que integra atividades presenciais e remotas de maneira complementar. Estar atento a quanto a cultura da nossa empresa está adaptada às mudanças é essencial. A cultura do caos, da desorganização de informações e da falta de clareza nos alinhamentos, definitivamente está em desuso. Aprendemos nos últimos anos que é importante termos registros de como as coisas funcionam, ou ninguém saberá o que fazer de maneira rápida e efetiva. Afinal, nem sempre tem o coleguinha do lado a uma palavra de distância. Movimentar constantemente a cultura é saudável!
Gestão do tempo
O bem mais precioso! Quanto menos reuniões melhor. Quanto mais curtas elas forem, melhor ainda! Precisamos ter espaços para respirar. Uma das atividades que estou tentando fazer com as minhas agendas de maior duração é tentar acabar 5-10min antes do fim para que eu possa tomar uma água, esticar as pernas e voltar para a próxima. Ah, e reuniões, no meu ponto de vista, tem duração máxima de 30min a 1h – reuniões com mais de 1h não são efetivas e devem ser quebradas em mais de uma reunião, caso não sejam apresentações a clientes ou workshops, é claro!
KPIs
Não há gestão mais efetiva que aquela que deixa claro o que tem que ser feito, e como os resultados serão medidos. Isso vale para clientes, e também para a gestão interna do time. Entender a efetividade da nossa operação passa necessariamente por estabelecermos indicadores! E pra isso, atuarmos na comunicação assíncrona é essencial para mapearmos quais serão os ativos para as medições (documentos? workflows automatizados?).
Estratégia vs tático
E por fim, o mais difícil, e mais importante! Utilizarmos o precioso tempo do principal ativo de uma empresa para o que realmente importa! Engajar as pessoas em atividades que elas agreguem valor, que elas guiem ou que sejam guiadas, certamente evolui a maturidade da empresa, e consequentemente faz a estrutura mais atrativa para reter profissionais por mais tempo!
E você, quais são as pequenas ações do dia, assíncronas, que vão eliminar uma reunião ou tornar a sua comunicação mais eficiente?!
Até a próxima! 🙂
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