Saber se organizar, estabelecer prioridades e criar uma rotina produtiva são atividades essenciais para uma gestão de tempo eficiente. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre a importância de se ter uma boa organização de tarefas, dicas de como aplicar no seu dia a dia, e mais: disponibilizamos gratuitamente o template de um planner semanal e mensal para você usar do seu jeito!
Projetos, prazos, compromissos, clientes, amigos, família: todos os dias temos muitas informações para gerenciar, seja na vida pessoal quanto na profissional. E um dos maiores desafios do dia a dia é construir uma boa organização de tarefas que faça sentido com a sua rotina, fazendo com que ela flua boas e todas as demandas sejam cumpridas.
Mas mais do que dar check nas tarefas concluídas, a organização de tarefas tem um papel muito mais importante no dia a dia.
Por que é importante organizar suas tarefas?
Seja no trabalho ou na vida pessoal, uma organização de tarefas bem estruturada nos dá mais tranquilidade e garantia de que todas as demandas estão sendo feitas. Com ela seremos capazes de realizar as atividades que realmente precisam ser executadas, dentro do tempo disponível e com a qualidade desejada.
Ter uma rotina com uma organização de tarefas traz benefícios como:
- aumento da produtividade;
- cumprimento de prazos e compromissos;
- melhor gestão do tempo;
- maior foco;
- e maior bem-estar e conforto.
Parte fundamental para a construção de uma rotina organizada está na forma como recebemos as informações. Para entender melhor isso, vamos conhecer uma metodologia que fala muito bem sobre isso: o método GTD.
Método GTD
GTD é a sigla para Getting Things Done, ou em tradução livre, a arte de fazer acontecer. Esta metodologia de produtividade foi criada por David Allen. Ele oferece um sistema para organizar as suas demandas assertivamente.
O princípio é descarregar! Criar espaço na mente. Ao liberar um pouco os ambientes, seja sua mesa do escritório, sua caixa de e-mail ou a sua mente, você não precisará depender das informações apenas na sua cabeça para lembrar delas.
O método consiste em um ciclo com 6 etapas, como pode ser observado na imagem abaixo:
O primeiro ponto para que o sistema funcione é o recebimento das informações. O ideal é que todas elas cheguem pelo mesmo canal, facilitando o seu entendimento e organização, mas sabemos que nem sempre é assim que acontece. Por isso, é importante separar momentos para reunir todas as tarefas e definir prazos, prioridades e importância.
Por onde começar a organização de tarefas?
Agora que você entendeu porque é importante ter uma organização das tarefas e conheceu um pouco mais do método GTD, vamos começar a aplicar isso? Vem que te ajudamos a começar!
1) Anote TUDO e tire da sua mente:
O hábito é mais importante do que a ferramenta/método que será usado. Insista por um tempo e tenha paciência.
2) Crie categorias:
As categorias podem ser “áreas da vida”, como trabalho, família, amigos, casa. Mas podem ser também status: para fazer, em atraso, cancelado. Mas cuidado! Não transforme as categorias em armadilhas que vão apenas te prender.
3) Estabeleça prioridades:
“Se tudo é prioridade, então, nada é prioridade”. Você já deve ter ouvido essa frase por aí, pois é, ela é verdadeira. É muito importante entender a diferença entre o que é prioridade e o que é importante.
4) Crie um hábito para manter o hábito:
Todos os dias, às 17h, vou organizar a caixa de e-mails; Toda terça e quarta, vou ler por 15 minutos; Todo dia ao acordar, vou arrumar a cama.
5) Use boas ferramentas:
Existem diversos aplicativos e métodos para organização de tarefas e só você poderá dizer qual funciona melhor para a sua rotina. Que tal começar pelo bom e velho planner? Para ajudar você a começar a colocar a organização das suas tarefas em prática, preparamos um template de planner semanal e mensal, fácil e simples de usar!
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E lembre-se, o mais importante de tudo é entender o que funciona ou não para você. Existem diversos métodos para organização de tarefas, mas a ferramenta não vai fazer milagre se você não se adaptar a ela.
Fontes: Cursos Gestão de Tempo e Produtividade, do Clube Share.
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