Como identificar a hora certa para contratar novas pessoas

Entender o equilíbrio entre as demandas que o time possui e a capacidade operacional de execução, é praticamente uma arte. Você precisa conhecer bem as pessoas, as demandas e avaliar a qualidade em que as entregas estão sendo feitas.

Afinal, de nada adianta cumprir todos os prazos e a entrega não levar ao resultado esperado. Ou ainda pior, sobrecarregar o time com dezenas de horas extras, atrasar o projeto, e perder o timing de veiculação de uma campanha, que era incrível no papel, mas o time que você tem não conseguiu executar dentro do esperado. 

Será que tá faltando gente aqui?

O gerenciamento da operação e de projetos é essencial para o bom andamento de equipes, mas sobre isso vamos falar outro dia. O ponto de hoje é: como identificar se é preciso ou não contratar novas pessoas para o meu time? E como eu sei qual é o perfil de profissional que preciso contratar?

Quando falamos em estruturação de times, comentei sobre a importância de entender os objetivos da empresa, contratar pessoas, entender de diferentes áreas, analisar resultados e desenvolver a equipe. E ao aprofundar sobre a capacidade operacional do time, que é o quanto eu consigo produzir com os recursos que tenho disponível, é importante expandirmos o quesito operacional não apenas para pessoas, mas não podemos esquecer delas. 

Trouxe 3 passos que podem te ajudar a entender quem ou o que seu time precisa:

1 – Coloque todas as demandas no papel

É como fazer promessa de ano novo, precisamos colocar no papel para visualizar todo o fluxo de trabalho. Desta forma, tarefas que são menores ou até repetitivas, não ficam esquecidas e também são contempladas no plano. E aqui vale tudo, viu? Tagueamento de link, subir arquivo no servidor, solicitação de NF do fornecedor e assim vai! 

E sabe porque isso é importante? Porque as tarefas precisam de um dono. Seja a demanda complexa ou não, se não tivermos um responsável em cada uma das tarefas, não poderemos executar, medir e melhorar processos e resultados. 

Nesta etapa, precisamos considerar também os objetivos que a empresa tem a médio e longo prazo. Afinal, estamos trabalhando para que a empresa alcance esses objetivos, para isso precisamos como líderes, estarmos preparados para guiar o nosso time nesta construção. Pensar nas demandas que vão nos levar até lá, é essencial neste momento.

Colocou todas as tarefas no papel? Já está ciente de todos os fluxos que o time precisa desenvolver? 

Agora é hora de entender os recursos que temos disponíveis. 

2 – Liste os recursos e verbas envolvidas

Entenda como recurso, tudo que temos disponível para fazer o nosso trabalho: nosso time, nossas ferramentas, plataformas, canais, parceiros, fornecedores, terceirizados e etc. 

As pessoas têm um papel fundamental nessa construção. Mas, antes de sair contratando gente nova para a equipe, sem ao menos entender qual papel ela irá desempenhar e quais serão os desafios dela, é importante que você olhe para o que já tem dentro de casa.

Olhe para as tarefas que você listou, entenda se quem está trabalhando nelas atualmente são as pessoas mais indicadas ou se vale fazer uma mudança no escopo de quem já está com você. Não deixe de ouvir as pessoas sobre o trabalho que elas fazem, sobre os desejos futuros que elas têm relacionado a vida e a carreira. Lembre-se que seu papel como gestor é fazer com que essas pessoas que estão contigo evoluam.

Às vezes, quem está na operação tem uma visão diferente de quem está na gestão do time. Por isso, os feedbacks e esse contato é essencial para realizar esse alinhamento. 

E além do time que você já possui? 

Faça o exercício de enxergar sua empresa como um ecossistema, isso irá fazer com que você dê um zoom out e tenha uma outra perspectiva sobre o todo. Por exemplo, você passa a entender o efetivo custo de uma reunião (que poderia ser um e-mail). Ou, que contratar uma ferramenta para automatizar uma determinada tarefa que alguém do time leva quase 1 dia para realizar, pode fazer com que a produtividade melhore. Nem sempre você precisa fazer grandes alterações para ter mudanças nas entregas, mas pequenos ajustes fazem muita diferença. 

Já entendemos as demandas que temos, as ferramentas que utilizamos, mas ainda precisamos de mais pessoas. Calma, ainda temos mais uma etapa antes de seguir.

3 – Conte com parceiros e fornecedores

Precisamos entender o que é nosso, a essência da empresa, o core business do que fazemos e o que não é. Se eu trabalho em uma agência, e para uma ação é preciso produzir adesivos para um cliente, qual parte desse processo eu faço em casa e qual parte do processo não faz sentido eu fazer? É essa a pergunta que precisamos fazer. 

Nesse exemplo, sabemos fazer a arte, a diagramação, o fechamento do arquivo e o orçamento com a gráfica. Mas será que precisamos saber imprimir os adesivos? Será que eu preciso comprar uma impressora, ter insumos, uma pessoa qualificada para fazer essa demanda, sendo que o nosso core business não é esse? 

Acredito que com esse exemplo tenha ficado fácil de entender. Mas é importante que a gente se atente durante o nosso dia a dia a enxergar quais demandas são nossas, quais demandas o nosso time precisa tocar e quais demandas eu posso contar com um parceiro ou um fornecedor. 

Ter um especialista em uma determinada área que será utilizada 1x ao mês, talvez não faça sentido financeiramente e nem gere estímulo para que essa pessoa permaneça e queira crescer dentro da empresa. Mas contratá-la como um fornecedor com algumas horas dedicadas no mês, faz com que você tenha acesso a esse serviço, mantenha a qualidade na entrega e ainda garante uma oxigenação para o time através de novos insights.

Você passou por essas 3 etapas, entendeu as demandas, olhou para o ecossistema e sabe com quais fornecedores pode contar. Mas ainda precisa de pessoas para ajudar com os nossos desafios? 

Ótimo! Agora é a hora de chamar novas pessoas para fazer parte do seu time! 

• Você já sabe quais são as demandas que essa pessoa vai desenvolver dentro do seu time;
• Você já sabe quais ferramentas ela terá a sua disposição;
• Você já sabe quais habilidades (técnicas e comportamentais) estão faltando no seu time.

Com isso, você conseguirá partir para a seleção dessas pessoas de forma muito mais assertiva, tanto para a empresa quanto para quem for entrar. O fluxo já estará melhor alinhado, e a nova configuração do time fará com que a empresa cresça e não apenas tenha mais pessoas no time.