Como manter a produtividade no home office?

abril 14, 2023

Em 2020, empresas do mundo inteiro tiveram que se adaptar ao modo de trabalho home office, diante da Pandemia do Coronavírus. Para muitos, essa maneira de trabalhar foi totalmente nova e surgiu como um desafio. Seja por opção ou por necessidade, trabalhar em casa tem seus benefícios: não pegar o trânsito diário, estar em um ambiente confortável, poder cuidar da alimentação, criar novos hábitos e muitos outros.

De acordo com a Forbes, uma pesquisa com 16 mil funcionários constatou que o trabalho remoto levou a um aumento de 13% no desempenho, maior satisfação no trabalho e menos folgas e dias de ausência. E, ainda, outra pesquisa relatou que 85% das empresas estudadas melhoraram sua criatividade e eficiência.

Mesmo assim, trabalhar de casa pode ser muito desafiador nos quesitos produtividade e aproveitamento do tempo. Pensando nisso, desenvolvemos um guia fundamental para você se manter focado e produtivo em casa.

Como manter a produtividade no home office?

Primeiramente, defina seu espaço de trabalho

A rotina diária de trocar de roupa e se deslocar para o escritório ajuda o cérebro a se condicionar para as tarefas do dia, até ler notícias, fazer o café e se exercitar são gatilhos para “o dia já iniciou”. Mas como despertar o cérebro estando em casa? É importante criar processos e espaços que incorporem essa responsabilidade de trabalho na sua jornada home office!

Comece separando um cantinho na sua casa para ser seu espaço de trabalho. Pode ser uma sala isolada, uma mesa totalmente equipada de escritório ou até mesmo parte da mesa da cozinha, o principal é ativar no seu cérebro a ideia de que você está em um local de produtividade.

Importante: Para manter seu cérebro motivado, evite distrações. Separe um tempo fora do horário de trabalho para se dedicar a atividades de casa, como por exemplo ver TV, lavar a roupa ou limpar a casa. Interromper o seu fluxo de trabalho para, por exemplo, estender uma roupa, irá redirecionar a sua atenção e, consequentemente, afetará sua produtividade.

Estabeleça prioridades com uma lista de tarefas

A lista de tarefas pode ser sua melhor amiga neste momento. Nela você pode colocar os grandes objetivos à longo prazo, como concluir um projeto, e, à curto prazo, você pode listar as tarefas que o levam até o objetivo principal. Assim, você consegue observar a sua evolução e produtividade diariamente, e se torna muito mais fácil do que concluir uma grande demanda de uma vez só.

Ah, e em vez de ter a lista apenas na sua cabeça, que tal escrevê-la ou digitá-la? Dessa forma, você não precisa ficar tentando lembrar toda hora o que realmente precisa ser feito – sem contar que, riscar as tarefas já concluídas dá muito mais motivação!

Utilize apps para organizar suas tarefas

Para auxiliar nas suas listas de tarefas, que tal utilizar aplicativos que possuem funções para isso? Listamos aqui 3 apps que vão mudar sua rotina de trabalho:

1. Trello

O Trello é ótimo para gerenciar projetos em listas. Ele pode ser usado individualmente ou para trabalhos em equipe. Possui diversos recursos para você categorizar, priorizar e armazenar demandas, vale a pena testar!

2. Asana

O Asana é ideal para empresas que trabalham com muitos projetos e precisam organizar as suas pautas. A interface e os recursos são bem intuitivos, e se você possui grandes demandas, esse aplicativo pode facilitar sua vida.

3. Google Keep

O Google Keep serve para registrar atividades, ideias e insights, e possui a interface mais simples dos apps listados aqui. Ele funciona como post it’s e você pode adicionar além de textos, elementos, imagens e desenhos.

Agora é só escolher o que funciona melhor para as suas atividades, ou pesquisar outros também, as possibilidades são muitas! O importante é ter suas tarefas visíveis e o processo de cada uma delas.

Comprometa-se com os prazos

Não é porque estamos em casa que os prazos serão diferentes dos estipulados no escritório. Então quer dizer que o meu dia deve ser só para trabalhar? Não, isso significa que você precisa organizar seu horário de trabalho, de atividades pessoais e de descanso para manter a disciplina e o ritmo.

Ao organizar seu cronograma, leve em consideração todos os compromissos da sua rotina e estabeleça horários para que eles sejam incluídos também. Por exemplo, se você pratica esportes ou atividades físicas, defina um horário para realizar essa prática, de preferência antes ou depois do trabalho. Se você possui filhos, não esqueça de incluir os cuidados dele nessa agenda. Assim, você consegue ter um panorama de quantas horas você precisa dedicar ao trabalho, às atividades pessoais e também ao seu descanso – que é muito necessário!

Após estabelecer todas as suas tarefas do dia, compartilhe seu cronograma com seus colegas de trabalho. Desse jeito, eles irão saber quando você está disponível para o trabalho e quando você terá atividades pessoais. Além disso, outro ponto importante, é explicar sua rotina para seus amigos e familiares, para que eles entendam sua agenda e a respeitem. É importante definir limites e equilibrar as expectativas para que eles entendam que, não é porque você está trabalhando em casa que está disponível o tempo todo.

Comunique-se o tempo todo e crie um fluxo de colaboração

Home office não é sinônimo de solidão, pelo contrário, precisa ter muita colaboração com os seus colegas de trabalho. Vamos deixar claro aqui, o trabalho remoto pode ter muita interação sim: videochamadas com a equipe ou parceiros, denominação de tarefas para os colegas, feedbacks, entre outros. Essa troca é essencial! E é aqui que entra o fluxo de colaboração.

É imprescindível que a equipe conheça todas as dinâmicas de trabalho. Quais prazos foram alterados? Qual é a urgência dos projetos? Por mais que o e-mail seja uma ferramenta muito útil para compartilhar informações, a caixa de entrada pode lotar muito rápido e essa informação se perder, ou até demorar muito para ser visualizada.

Se você precisa tirar uma dúvida simples com os seus colegas ou até mesmo enviar uma atualização rápida, aplicativos como Google Hangouts ou Slack são uma ótima alternativa.

1. Google Hangouts

O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação, desenvolvida pela Google, que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP. O aplicativo é uma ótima solução para conversas rápidas e trocas de informação.

2. Slack

Diferente do e-mail, no Slack é fácil acompanhar as conversas. É possível também fazer chamadas, compartilhar arquivos e até mesmo conectar com outros apps. A plataforma oferece muitos recursos, incluindo salas de bate-papo persistentes organizadas por tópico, grupos privados e mensagens diretas.

Agora, para fazer brainstorm ou discussões mais detalhadas, uma reunião formal é o formato ideal. Considere as videochamadas para auxiliar nestes momentos, elas podem ajudá-lo a entender o que seus colegas estão fazendo, se precisam de alguma ajuda, além de colaborar com a interação e relacionamento entre a sua equipe.

Mantenha hábitos saudáveis

Às vezes, estamos tão focados nas nossas atividades, nos prazos e demandas que não nos damos conta de manter hábitos saudáveis durante o dia. É importante respeitar os horários de alimentação e de intervalos, você precisa deste tempo para não se sobrecarregar.

Além disso, diferencie o espaço de trabalho e o de realizar as refeições. O seu cérebro vai começar a entender melhor sua rotina e, assim, você se tornará produtivo de uma forma saudável.

Ah, outra recomendação importante: tire o pijama! Esta simples ação pode fazer o seu desempenho melhorar, bem como descansar uns 20 minutinhos após o almoço. Você estará de cabeça fresca e mais motivado para realizar as tarefas do turno da tarde.

Desconecte-se

Não tem melhor remédio para aumentar a produtividade do que descansar ou investir seu tempo em outras atividades. Nosso cérebro precisa ser estimulado, se você fica preso à mesma coisa durante um longo período, o seu desempenho irá diminuir drasticamente.

Então aproveite seus intervalos para comer um lanche, se esticar, trocar as almofadas e respirar novos ares. E depois do horário de trabalho, desconecte-se! Pratique exercícios, curta sua família e amigos, faça atividades que lhe dão prazer e desopile.

Agora é com você! Teste as dicas acima e tente identificar o que facilita a sua produtividade no home office. Afinal, quando se trata de rotina, cada um de nós enfrentará desafios diferentes. O ideal é que você tenha disposição e disciplina para tentar.