As ferramentas do Google são verdadeiros “anjos” quando o papo é rotina, organização de dados e documentos, além de facilitar a sua produtividade. O Google Planilhas pode contribuir (e muito) com o seu dia a dia. Este artigo, é para te mostrar algumas das vantagens e dicas para você utilizar o Google Planilhas na sua rotina.
Quais são as ferramentas do Google?
O Google oferece diversos aplicativos e ferramentas para o seu dia a dia como o Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, Sites e muitas outras.
O Documentos é uma ótima ferramenta para criação de textos de forma colaborativa. O Planilhas reproduz diversas qualidades do Excel, mas de formato online. O Apresentações é bem parecido com o PowerPoint e Formulários é para criação de formulários online. Todos têm como característica semelhante a colaboração online para a edição, fazer comentários ou apenas visualizar.
Quais as principais vantagens de utilizar o Google Planilhas?
- Chega de versões infinitas de documentos em Excel, pois você consegue editar o arquivo online, sem precisar fazer o download para salvar;
- Respostas mais rápidas entre equipes, visto que o arquivo pode ser acessado simultaneamente por todos;
- É o fim da “caça” à última versão da planilha no servidor ou na máquina de um colega;
- Planejamento com muito mais qualidade, pois todos podem contribuir em tempo real e editar com informações relevantes.
Se você já usa o Google Planilhas diariamente, ou não faz a mínima ideia de como mexer, temos certeza de que esse conteúdo é para você! Separamos as principais dicas e truques para você aproveitar o aplicativo da melhor forma na sua rotina! 🙂
Dicas e truques do Google Planilhas
Ele é construído sobre modelos OpenAI GPT-4 e Bard AI e pode ser usado para todos os tipos de tarefas em análise de texto e dados: escrever, editar, extrair, limpar, traduzir, resumir, delinear, explicar, etc.
Este complemento traz o poder do ChatGPT 4 AI para o Planilhas Google por meio de funções personalizadas simples:
=GPT para obter o resultado em uma única célula
=GPT_LIST para obter um item de lista por linha
=GPT_ARRAY para obter uma matriz inteira
Este recurso irá ajudá-lo a realizar algumas tarefas, como:
Para o Planilhas Google:
- Escrever parágrafos inteiros ou procedimentos.
- Limpar listas de nomes, endereços, e-mails ou empresas, datas, valores monetários, números de telefone.
- Classificando listas de comentários com análise de sentimento ou categorização de recursos.
- Resumindo comentários.
- Escrever respostas a comentários online.
- Tentar diferentes versões de um prompt rapidamente.
- Trabalhando na cópia do anúncio (PPC, anúncios do Google, anúncios do Facebook).
- Trabalhar em metadados de SEO (títulos, descrições).
- Trabalhando na cópia da página de destino.
- Gerenciamento e limpeza de catálogos de produtos para lojas de e-commerce (Shopify / Amazon).
- Alterando o caso de seu texto de células: superior / inferior / capitalizar / alternar entre maiúsculas e minúsculas.
- Dividir o conteúdo das células, dado qualquer separador para várias colunas.
- Traduzir texto.
Edite arquivos de equipe em tempo real
Um dos desafios que o trabalho remoto nos trouxe, foi o compartilhamento de arquivos em tempo real com as equipes. Mas com o Google Planilhas isso fica muito mais fácil! Você não precisa enviar arquivos várias vezes por e-mail e lidar com vários anexos.
Use o Planilhas para editar com outras pessoas em tempo real, conversar pelo chat dos arquivos e receber feedback direcionado pelos comentários. As alterações são salvas automaticamente, então os membros da equipe sempre acessam as versões mais recentes.
Convide colaboradores
Dentre essas possibilidades, uma das grandes vantagens de usar o aplicativo, é poder adicionar colaboradores à sua planilha. Eles podem visualizar, comentar ou fazer edições em tempo real, de acordo com as permissões do seu compartilhamento.
Além disso, você pode acompanhar também o que cada colaborador está fazendo naquele arquivo e ter acesso ao histórico de edições do documento. Para compartilhar sua planilha com outras pessoas, você só precisa clicar em “compartilhar” e adicionar os e-mails daqueles que você quer que colaborem com o documento, ou então, enviar um link direto para a pessoa.
Mantenha o controle de ideias e tarefas
O Google Planilhas é ótimo para listar ideias e atribuir tarefas aos membros da equipe. Por lá, você consegue manter todos informados sobre o mesmo assunto e, ainda, facilitar o acompanhamento de cada atividade. Dessa forma, todos podem acessar os conceitos, as atribuições e os prazos atualizados em um só lugar e saber tudo sobre as novas ideias e mudanças nas programações.
Tarefas frequentes
Se você costuma fazer as mesmas tarefas dentro do Planilhas, é possível usar atalhos para essas atividades que você faz com mais frequência.
Coordene planos e cronogramas de projetos
À distância é difícil manter o controle dos projetos e cronogramas da equipe, principalmente com mudanças de prazos e novas tarefas de última hora. Esteja melhor preparado para a conclusão do trabalho com um plano de projeto dinâmico no Google Planilhas.
Todos os membros da equipe poderão atualizar diretamente o progresso do projeto em tempo real, sem precisar ficar de olho nas atualizações/notificações por e-mail. Um mundo ideal, né?
Com todos acessando e atualizando o mesmo plano de projeto, é mais fácil distribuir tarefas e gerenciar mudanças de cronograma. Além disso, você pode ver as respostas real-time.
Transfira dados de outra planilha
Mesmo centralizando tudo em um único documento, às vezes é necessário juntar alguns anexos. Por isso, utilize outra funcionalidade que pode economizar muito o seu tempo: a integração entre planilhas. Assim, você evita ficar copiando e colando informações entre arquivos e os dados são enviados automaticamente.
Essa funcionalidade é chamada IMPORTRANGE. Para testá-la, utilize a fórmula abaixo:
=IMPORTRANGE (“Url da planilha que você quer”, “Referência de aba e cédula”)
Discuta ideias em tempo real sobre estratégias e questões de orçamento
Após a confirmação do projeto, vem a parte de estratégias e orçamento. Utilize o Planilhas para reunir a equipe e compartilhar o orçamento detalhado do plano. Assim, todos podem editar, acompanhar e usar esses recursos para fazer considerações e discutir ideias.
Crie modelos financeiros para avaliar projetos
Agora, para saber se o projeto proposto vale a pena, crie modelos financeiros usando o Google Planilhas! Acompanhe métricas como: taxa interna de retorno, o retorno do investimento e o valor presente líquido.
Ajuste os principais parâmetros de entrada no modelo para analisar o impacto dos possíveis cenários. Fique de olho quando os custos estão se aproximando do limite do orçamento e compartilhe o arquivo com a sua equipe para receber feedback.
Crie gráficos em cédulas
Para mostrar seus números de uma forma visual rápida, o Planilhas permite a criação de pequenos gráficos em cédulas! Caso você queira criar apenas uma linha, é só inserir =SPARKLINE(C2:E2), supondo que os dados que você quer considerar estão entre as linhas C2 e E2.
Mas, se você quiser criar um mini gráfico de colunas, você deve usar a fórmula =SPARKLINE(C2:E2;{“charttype”\”COLUMN”}).
Dica extra
O Planilhas possui vários modelos prontos para facilitar a sua organização no dia a dia, seja no trabalho ou na vida pessoal. Organizados e funcionais, os templates englobam aspectos como orçamento, lista de tarefas pendentes, roteiro de viagem, planejamento de eventos, entre outras situações cotidianas. E a maior vantagem é que você economiza tempo utilizando modelos prontos, só precisa inserir os dados em cédulas formatadas!
Para encontrar esses modelos pré-formatados, abra o Google Drive e clique no botão “Novo”, no canto superior esquerdo da tela. Coloque o cursor sobre “Planilhas Google” e então clique em “Com base em um modelo”. Na tela seguinte, o Google mostrará todos os templates disponíveis.
E aí, gostou das dicas? O Google Planilhas está sempre presente por aqui e faço questão de indicar para todos que buscam uma ferramenta gratuita, simples e prática para o dia a dia. Se você curtiu este conteúdo, compartilhe com os amigos. o/
Quer aprender mais sobre todos os recursos do Google Planilhas? Então conheça o Clube Share! Por lá você encontra diversos curso, inclusive o Curso XLS para você aprender sobre fórmulas e operações, lógica e busca, validação de dados, gráficos dinâmicos e muito mais. \o/
Assine agora e aproveite muitos conteúdos para o seu dia a dia!
