Dicas essenciais para cobrir eventos: um relato do time Share o/

Em maio, viajamos para Paris para fazer a cobertura do evento Viva Technology, um dos maiores eventos da Europa, com conteúdos sobre tecnologia, produtos e serviços de startups do mundo todo.

Mas como é a preparação para a cobertura de um evento internacional? O que é preciso fazer? Como começar? Como se preparar? Eis aqui algumas dicas, considerando a minha experiência no geral.

Nós, aqui do Share, iniciamos as coberturas de eventos internacionais em 2018. Desde então, cada equipe que se desloca vai aprendendo e se aperfeiçoando cada vez mais, para que nos próximos eventos possamos estar mais preparados e aproveitar muito mais.

Vou elencar aqui alguns pontos que acho importantes destacar:

Logística

Um dos pontos mais importantes, claro, é a logística: compra de passagens aéreas, hospedagem, bilhetes de entrada para os eventos, seguro viagem, chip de celular e, além disso, uma previsão de gastos por dia, que é muito importante.

Temos um controle em planilhas que criamos para cuidar dos gastos, das previsões, dos documentos e de tudo que iremos precisar para a viagem. É importante prever uma quantidade de dias que contemple atrasos e cancelamentos de voos, por exemplo, pois esses imprevistos podem acontecer.

Sempre chegamos 2 a 3 dias antes do evento, pensando que pode haver imprevistos. Se não houver, tanto melhor, mas já aconteceu antes, por isso, não esqueça de levar isso em consideração no planejamento da viagem.

Não podemos nem pensar em sair do país sem que isso esteja totalmente organizado, além da parte de documentação individual, que é bem importante. Cada país pode exigir uma documentação específica para entrada. Não que isso já tenha acontecido com a gente muitas vezes, mas não é incomum o oficial da imigração solicitar principalmente documentação de ida e volta para o país de origem, mostrar o ticket do ingresso do evento e, algumas vezes, principalmente nos EUA, pelo menos comigo, já aconteceu de precisar explicar o que eu faço, onde trabalho, quanto tenho de valores para entrar no país e quantos dias irei ficar.

É preciso estar preparado para responder essas perguntas, pois elas podem acontecer de uma forma mais simples ou não. Sempre será questionado o motivo da viagem, quanto tempo de estadia e se tem hospedagem prévia. Levar documentos impressos, os mais importantes como esses que citei, ajuda muito.

Curadoria

A curadoria dos eventos, ou seja, a escolha de quais eventos o Share vai cobrir, é traçada um ano antes de iniciarmos a jornada das coberturas. Nos dividimos em partes na equipe para fazer as viagens, pois entendemos que os eventos duram dias, são bem puxados e não dá para fazer tudo sozinho.

Se você puder levar alguém da sua equipe, é super recomendado, pois vocês poderão direcionar melhor os conteúdos ao longo dos dias.

Sempre antes de irmos, nós ficamos de olho na grade das palestras, palestrantes e temas que serão abordados, que na maioria das vezes são disponibilizados nos apps dos eventos. 

Neles, podemos “criar” uma agenda e inserir em cada dia do evento os assuntos que são mais relevantes. Porém, também acontece de precisarmos mudar a rota durante o evento, por diversos motivos, e aí sempre temos uma contingência de outro assunto ou palestra no mesmo horário.

A grande maioria desses eventos é gigante, e os pavilhões nem sempre são próximos. É preciso estar preparado para chegar com alguma antecedência antes das palestras, para não ficar sem lugar ou até mesmo nem poder entrar para assistir.

Preparação prévia

Aqui eu vou falar um pouco sobre quando já estamos no local do evento, com credencial na mão e app com todas as palestras organizadas e horários.

Antes, é importante destacar que apps como o Google Maps ajudam muito no deslocamento, pois mostram exatamente o trajeto, quais transportes estão disponíveis e como você vai conseguir chegar e sair de forma tranquila. Fica a seu critério usar Uber, Lyft ou outro app de deslocamento individual pago. O metrô normalmente funciona bem, e muitas vezes é a melhor opção.

Chegou o grande dia de ir para o evento e, como passamos o dia todo lá, é muito importante nos prepararmos, pois nem sempre há o que comer com fácil acesso. Alguns eventos têm muita fila para almoçar, por exemplo, e você precisa levar isso em consideração. É bom levar alguns snacks, garrafinha de água, alguns remédios básicos, alguns itens pessoais que não pesem muito e band-aid, porque andamos muito e podem surgir bolhas nos pés. Estejam preparados para andar bastante.

Falando nisso, os calçados precisam ser confortáveis, assim como as roupas. É interessante levar uma mochila, pois fica mais fácil de carregar ou de guardar, já que nesses eventos eles têm vários lockers para você guardar seus pertences.

É a minha primeira vez, como faço contato com as pessoas? Como é esse momento? Como é para assistir as palestras?

Esses eventos são todos em inglês, então ter algum domínio da língua inglesa seria um diferencial para você aproveitar mais. Não é algo imperativo, mas é importante saber que ajuda muito. A gente vai se soltando para falar, ao tempo que vai se acostumando, tanto o ouvido quanto a fala, e também porque temos necessidade, para pedir uma comida, ao entrar em algum estabelecimento, para pedir informações.

Não se preocupe em falar igual a um nativo, se preocupe em falar. A grande maioria das pessoas entende e ajuda quando vê que você precisa. Existem vários apps de tradução que podem ajudar bastante. Mas se prepare, estude um pouco antes de viajar, tente ter contato diário com a língua inglesa, pelo menos um mês antes de viajar.

Minha dica aqui são principalmente vídeos, filmes e séries em inglês, com legenda. Isso ajuda muito!

No evento, as palestras em sua maioria, como falei, são em inglês, então uma dica é tentar se sentar o mais próximo possível do palco/telão, pois a leitura de lábios ajuda muito a entender o que o palestrante está falando. Às vezes, a acústica é ruim e você não consegue ouvir tudo com clareza. Existem alguns apps de gravação e de tradução simultânea que são úteis para não perder nada.

Um bom caderninho e uma caneta podem ajudar bastante nas anotações, que não precisam ser tudo o que a pessoa diz, mas podem ser por tópicos e palavras-chave. Sempre vai ter um slide ou outro quando for palestra, e dá para tirar fotos e gravar. Os mais complicados são os formatos de “fireside chat”, que nada mais é do que uma pessoa entrevistando outra, ou outras, no palco. Aí não tem slide, é ouvido mesmo, e as ferramentas que você tiver à mão ajudam a pegar as conversas.

Logística feita, curadoria brilhando e preparação na ponta do lápis, o resultado só pode ser um: sucesso total!

E assim foi a nossa cobertura em Paris. Eu fui com a Vitória, nossa Head de Conteúdo. Nós nos dividimos durante todos os dias do evento e, além das palestras, havia a parte dos pavilhões que precisava ser vista e aproveitada. Não deixem de levar isso em consideração, pois é tão importante quanto assistir a uma palestra ou um workshop.

Nós pudemos conversar com pessoas de vários lugares do mundo, donos de startups e outros empreendedores de vários setores. Testamos produtos e vivemos experiências diversas, de várias empresas e marcas.

Estar em outro país, com culturas diferentes, agrega muito à viagem também. Tenha em mente que você vai precisar organizar alguns momentos dos dias em que estiver na cidade do evento para alguns passeios. Aproveitar cada minutinho desse novo momento é muito especial.

E o mais importante: poder compartilhar tudo isso e levar esses conteúdos para mais pessoas terem acesso.

Voltamos felizes, cheias de energia e de aprendizados, prontas para já nos organizarmos para o próximo evento. 😉

Um agradecimento especial aos nossos patrocinadores que tornaram essa cobertura de sucesso possível: Azul e Mackenzie. <3